Zmiany dla pracodawców zatrudniających cudzoziemców – obowiązki cyfrowe 2025

Sierpień 2025 roku to rewolucja dla firm zatrudniających cudzoziemców w Polsce. Wejście w życie nowych przepisów oznacza pełną cyfryzację formalności – zarówno rekrutacja i legalizacja pracy, jak i administracja dokumentami przechodzą wyłącznie do świata online. Sprawdź, jakie nowe obowiązki musisz wdrożyć i jak prowadzić swoją firmę zgodnie z prawem.

1. Cyfryzacja procedur przy zatrudnianiu cudzoziemców

Od 1 czerwca, a w praktyce – od 1 sierpnia 2025 r., każdy pracodawca zatrudniający cudzoziemców (spoza UE/EOG/Wielkiej Brytanii) musi obsługiwać cały proces wyłącznie elektronicznie, przez portal Praca.gov.pl.

Dotyczy to:

• Wniosków o zezwolenie na pracę oraz oświadczeń o powierzeniu pracy.

• Umów o pracę dla cudzoziemców – ich kopie trzeba przesłać do odpowiedniego urzędu.

• Zgłaszania kluczowych zmian czy nietypowych sytuacji (np. niepodjęcie/wcześniejsze zakończenie pracy).

• Wszelkich wyjaśnień, odwołań lub załączników.

Papierowe wnioski i dokumenty od 1 czerwca 2025 r. są pozostawiane bez rozpoznania.

2. Nowe procesy i formalności – krok po kroku

Najważniejsze obowiązki cyfrowe pracodawcy:

1. Elektroniczne składanie wniosków:
   Wszystkie wnioski dot. zatrudnienia cudzoziemca (zezwolenia, oświadczenia) zgłaszasz wyłącznie przez portal Praca.gov.pl. Dokumenty dołączane elektronicznie muszą być podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

2. Kopia umowy przez system:
   Najpóźniej w terminie 7 dni od zawarcia umowy z cudzoziemcem musisz przesłać jej kopię do urzędu, który wydał zezwolenie lub zarejestrował oświadczenie.

3. Obowiązek informacyjny po zatrudnieniu:
   Po wpisie oświadczenia lub uzyskaniu zezwolenia jesteś zobowiązany zgłaszać online:

   • Niepodjęcie pracy przez cudzoziemca.

   • Zmianę miejsca lub charakteru pracy.

   • Wcześniejsze zakończenie umowy.
     Wykonujesz to również wyłącznie przez Praca.gov.pl.

4. Obsługa dokumentacji pobytowej:
   Wnioski o legalizację pobytu (np. karta pobytu czasowego) także składa się elektronicznie.

5. Tłumaczenia i kompletność umowy:
   Umowy powinny być sporządzone w języku zrozumiałym dla cudzoziemca, z tłumaczeniem na polski (jeśli wymagane); należy je archiwizować i przedstawić na żądanie urzędów.

3. Nowości 2025, o których musisz wiedzieć

• Centralny rejestr umów i nowy nadzór:
  Każda umowa z cudzoziemcem trafia do centralnego, cyfrowego rejestru, do którego mają dostęp urzędy, ZUS i KAS.

• Brak testu rynku pracy – uproszczenie procedur dla nowych branż i stanowisk.

• Wyższe sankcje za uchybienia – nawet cofnięcie zezwolenia lub grzywny do 50,000zł.

• Możliwość kontroli bez wcześniejszego powiadomienia przez Inspekcję Pracy lub Straż Graniczną.

4. Praktyczne wskazówki dla firm

• Korzystaj z aktualnych instrukcji portalu Praca.gov.pl – system ułatwia archiwizację i śledzenie wszystkich zgłoszeń.

• Dbaj o terminowość – 7 dni na zgłoszenie umowy to ścisły termin, a wszelkie uchybienia są łatwo wykrywalne w systemie.

• Przeszkol personel HR z zakresu nowych procedur cyfrowych i wymaganych podpisów elektronicznych.

• Monitoruj status legalności pobytu i pracy cudzoziemca – system podpowie, kiedy wygasają legalizacje lub konieczne są zgłoszenia.

• Archiwizuj umowy oraz tłumaczenia na bieżąco, najlepiej w wersji elektronicznej.

5. Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Czy mogę składać jeszcze papierowe wnioski?
Nie, wszystkie procedury urzędowe (oświadczenia, zezwoleń, umowy) prowadzone są wyłącznie online – papierowe dokumenty są pozostawiane bez rozpoznania.

Co jeśli zapomnę zgłosić umowę w systemie?
Możesz narazić się na sankcje administracyjne (w tym cofnięcie zezwolenia na pracę) oraz kary finansowe – zgłoszenie jest obowiązkowe w ciągu 7 dni od podpisania umowy.

Czy system jest skomplikowany?
Sam sposób obsługi nie jest trudny – portal Praca.gov.pl prowadzi krok po kroku, jednak wymaga posiadania podpisu elektronicznego oraz aktualnej dokumentacji w wersji cyfrowej.

Wdrożenie nowych obowiązków cyfrowych przy zatrudnianiu cudzoziemców to wymóg prawny i realne ułatwienie dla firm oraz urzędów. Dzięki temu unikniesz ryzyka, zyskasz przejrzystość i uprościsz obsługę formalności, dbając o zgodność z aktualnymi przepisami.