Jak poradzić sobie z nagłymi brakami kadrowymi w sezonie?

Kompleksowy przewodnik dla dużych firm

Sezonowe braki kadrowe to temat, który co roku wraca do wielu dużych firm jak bumerang. Niezależnie od branży, w której działa przedsiębiorstwo – logistyka, produkcja, przetwórstwo spożywcze czy magazynowanie – momenty szczytowego zapotrzebowania potrafią zaskoczyć i sparaliżować organizację. Skąd nagle wziąć setki rąk do pracy, gdy lokalny rynek świeci pustkami, a proces zatrudnienia nowych osób trwa tygodniami? To pytanie, które spędza sen z powiek niejednemu dyrektorowi operacyjnemu, kierownikowi HR czy brygadziście.

Skąd biorą się sezonowe problemy kadrowe?

Wzmożony popyt na pracę najczęściej pojawia się przed świętami, w miesiącach letnich lub w okresach zwiększonej produkcji wynikającej z kontraktów krótkoterminowych. Sytuację dodatkowo pogarszają masowe urlopy, zwolnienia lekarskie oraz wzmożona konkurencja o tych samych kandydatów na rynku pracy. Z jednej strony mamy więc rosnące zapotrzebowanie, a z drugiej – ograniczoną dostępność kandydatów. W rezultacie firmy zostają z pustymi grafikami, opóźnieniami w realizacji zamówień i zespołami przeciążonymi ponad miarę.

Skutki niedoboru pracowników

Braki kadrowe to nie tylko problem ilościowy – to także realne ryzyko operacyjne i finansowe. Brak odpowiedniej liczby ludzi na zmianie to spadek wydajności, rosnąca liczba błędów, przestoje i utrata jakości. Pracownicy, którzy muszą pracować więcej, szybciej się wypalają, co tylko zwiększa rotację. Spirala się nakręca. Firmy zaczynają wtedy działać pod presją – zatrudniają na szybko, bez sprawdzania kwalifikacji, zaniedbują onboarding, a to prowadzi do kolejnych strat.

Czy można się przygotować na sezon?

Zdecydowanie tak. Kluczem jest planowanie i budowanie elastycznych modeli zatrudnienia. Firmy, które dobrze zarządzają sezonowością, nie zostawiają wszystkiego na ostatnią chwilę. Już kilka miesięcy wcześniej analizują dane z poprzednich lat, prognozują zapotrzebowanie i uruchamiają działania rekrutacyjne. Tworzą także listy rezerwowe kandydatów, współpracują z agencjami pracy, planują premie za dyspozycyjność i uruchamiają kampanie marketingowe skierowane do lokalnych społeczności.

Co robić, gdy braki już wystąpią?

W sytuacji kryzysowej najważniejsze to szybko reagować. Warto mieć wcześniej przygotowane scenariusze awaryjne – np. gotową współpracę z agencją pracy tymczasowej, listę byłych pracowników gotowych wrócić czy uproszczony proces zatrudnienia. Coraz więcej dużych firm wdraża systemy umożliwiające błyskawiczny onboarding – jeden dzień szkolenia, szybki podpis elektroniczny, uproszczone dokumenty. Dzięki temu pracownik może rozpocząć pracę niemal natychmiast.

Dużym wsparciem okazują się także systemy rekrutacyjne (ATS), które automatyzują cały proces – od publikacji ogłoszeń po kontakt z kandydatami i umawianie spotkań. W sezonie liczy się każda godzina.

Elastyczność zamiast sztywnych etatów

Współczesny rynek pracy wymaga elastyczności. Duże firmy coraz częściej korzystają z mieszanego modelu zatrudnienia – część zespołu stanowią pracownicy etatowi, część to osoby delegowane z agencji, a część to pracownicy sezonowi lub dorywczy. Kluczem jest sprawne zarządzanie tak zróżnicowanym zespołem. Warto inwestować w liderów zmian i brygadzistów, którzy potrafią zarządzać ludźmi, wdrażać ich na stanowiska i dbać o morale zespołu.

Jak zatrzymać ludzi na dłużej?

Pracownicy sezonowi czy tymczasowi często traktowani są jak „przechodni” – tymczasowe ręce do pracy. A przecież wielu z nich może stać się wartościowymi członkami zespołu, jeśli tylko stworzy się im odpowiednie warunki. Premie za obecność, dodatki za polecenie znajomego, dofinansowanie posiłków czy transportu – to tylko kilka z prostych, a skutecznych sposobów na zwiększenie zaangażowania.

Ważne też, by dać ludziom perspektywę – szansę na zatrudnienie na dłużej, możliwość rozwoju, awansu. Wtedy firma przestaje być tylko pracodawcą „na chwilę”.

Gdy zatrudniasz obcokrajowców

Wiele firm uzupełnia braki kadrowe pracownikami spoza Polski – z Ukrainy, Gruzji, Nepalu czy Uzbekistanu. To skuteczne rozwiązanie, ale wymagające dobrej organizacji. Pracodawca musi zadbać o legalizację zatrudnienia, przystępne instrukcje pracy (często w języku ojczystym pracownika), a także o komunikację i integrację zespołu.

Coraz częściej zatrudnia się koordynatorów ds. cudzoziemców – osoby odpowiedzialne za wdrażanie pracowników zagranicznych, pomoc w sprawach formalnych i bieżący kontakt. Taka inwestycja procentuje, bo przekłada się na mniejszą rotację i większe zaangażowanie.

Co warto zapamiętać?

Braki kadrowe nie są czymś wyjątkowym – są częścią rzeczywistości dużych firm. Ważne jest jednak to, jak na nie reagujemy. Dobrze zaplanowana strategia, współpraca z zewnętrznymi partnerami, szybkie procesy i elastyczność organizacyjna pozwalają nie tylko przetrwać sezonowe skoki, ale również zbudować przewagę konkurencyjną.

W ostatecznym rozrachunku to nie liczba pracowników decyduje o sukcesie, lecz sposób, w jaki firma potrafi ich przyciągnąć, wdrożyć i utrzymać. Sezon może być wyzwaniem – ale też szansą na rozwój i budowę nowoczesnej organizacji.

Jeśli Twoja firma boryka się z brakami kadrowymi i szuka szybkich rozwiązań – skontaktuj się z doświadczonym partnerem, który rozumie specyfikę Twojej branży i potrafi działać błyskawicznie.