Kiedy opłaca się oddać rekrutacje stałe w ręce partnera zewnętrznego?

W 2026 roku oddanie rekrutacji stałych w ręce partnera zewnętrznego opłaca się szczególnie wtedy, gdy koszt wakatu zaczyna przewyższać koszt współpracy z agencją, a dział HR nie ma już mocy, by dowieźć procesy na czas. To także moment, w którym zarząd potrzebuje większej przewidywalności pipeline’u kandydatów i wsparcia przy trudnych, specjalistycznych stanowiskach.

Kiedy opłaca się oddać rekrutacje stałe partnerowi zewnętrznemu?

Decyzja o outsourcingu rekrutacji stałych nie powinna być intuicyjna, tylko oparta na konkretnych kryteriach: kosztach wakatu, trudności stanowisk, dostępnych zasobach HR i strategicznych celach firmy. Badania pokazują, że outsourcing rekrutacji poprawia skuteczność procesów m.in. pod względem jakości, szybkości i kosztów, a poziom satysfakcji pracodawców jest wysoki. Firmy, które wdrażają modele RPO lub stałą współpracę z agencją, potrafią obniżyć koszty zatrudnienia nawet o 20–30%, właśnie dzięki krótszym wakatom i lepszemu dopasowaniu kandydatów.

Kryterium 1: koszty wakatu kontra koszt agencji

Koszty wakatu często są wyższe niż faktura za usługę agencji rekrutacyjnej, choć nie widać ich w jednym miejscu w budżecie. W ich skład wchodzą m.in. utracone przychody, opóźnione projekty oraz przeciążenie obecnego zespołu.

Przykłady z analiz rynkowych pokazują, że:

• przy specjalistach i menedżerach koszt nieobsadzonego stanowiska liczony w utraconych przychodach może przewyższyć typową prowizję agencji (ok. 15% rocznego wynagrodzenia), i to w ciągu kilkudziesięciu dni wakatu;​

• outsourcing procesów rekrutacyjnych (RPO) pozwala usprawnić procesy na tyle, że całkowite koszty zatrudnienia spadają o 20–30%.​

Oddanie rekrutacji stałych partnerowi zewnętrznemu zaczyna się opłacać, gdy:

• kluczowe role pozostają nieobsadzone tygodniami lub miesiącami;

• strata przychodów z powodu wakatu jest policzalna i wysoka (np. stanowiska sprzedażowe czy projektowe);​

• powtarzają się nieudane rekrutacje, które generują kolejne koszty.

Kryterium 2: trudność stanowisk i dostęp do kandydatów

Agencje rekrutacyjne dysponują rozbudowanymi bazami, sieciami kontaktów i docierają do kandydatów pasywnych, trudnych do pozyskania klasycznymi ogłoszeniami. W praktyce oznacza to, że rekrutacje trudnych stanowisk – eksperckich, menedżerskich, niszowych – częściej kończą się sukcesem przy wsparciu partnera zewnętrznego.

Warto rozważyć outsourcing rekrutacji stałych, gdy:

• rekrutujecie specjalistów, których „wszyscy szukają”, a odpowiedzi na ogłoszenia są znikome;

• potrzebny jest dostęp do kandydatów pasywnych, którzy nie odpowiadają na publiczne oferty;

• wchodzicie w nowy segment rynku lub technologię, gdzie HR nie ma jeszcze sieci kontaktów.

Badania pracodawców pokazują, że outsourcing rekrutacji zwiększa skuteczność m.in. dzięki lepszemu dostępowi do talentów i szybszej realizacji procesu.​

Kryterium 3: brak mocy wewnętrznych w HR

Szybki rozwój firmy, wzrost liczby procesów rekrutacyjnych i równoległe projekty HR powodują, że wewnętrzny zespół może zwyczajnie nie mieć mocy przerobowych. Zewnętrzny partner przejmuje dużą część zadań operacyjnych, co pozwala HR skupić się na strategii, kulturze organizacyjnej czy rozwijaniu obecnych pracowników.

Kiedy to kryterium spełnia się w praktyce:

• rekrutacje stałe zajmują większość czasu HR, kosztem onboardingu, rozwoju czy projektów strategicznych;

• menedżerowie skarżą się na wydłużające się procesy i brak kandydatów na shortlistach;

• HR działa w trybie „gaszenia pożarów”, a nie planowania i optymalizacji.

Publikacje branżowe podkreślają, że outsourcing rekrutacji to nie tylko obniżenie kosztów, ale też odciążenie wewnętrznego HR i lepsze wykorzystanie jego kompetencji.

Kryterium 4: potrzeba przewidywalności pipeline’u kandydatów

Dla zarządu i menedżerów liniowych kluczowa jest przewidywalność – wiedza, kiedy realnie można spodziewać się zatrudnienia i ilu kandydatów jest w procesie. Dobrze poukładana, stała współpraca z partnerem rekrutacyjnym pozwala zbudować przewidywalny pipeline kandydatów dla rekrutacji stałych.

Zewnętrzni dostawcy RPO i agencje:

• pracują w oparciu o wskaźniki (czas rekrutacji, liczba kandydatów na etapach, konwersje), co pozwala lepiej planować zatrudnienia i budżety;

• oferują skalowalność – można zwiększyć lub zmniejszyć intensywność rekrutacji w zależności od potrzeb biznesu;

• wprowadzają do organizacji nowoczesne narzędzia i metody, które poprawiają efektywność pipeline’u.​

To właśnie przewidywalność – a nie tylko sama cena – bywa argumentem, który przekonuje zarząd do stałej współpracy z partnerem rekrutacyjnym.

Co zyskuje zarząd i HR dzięki partnerowi rekrutacyjnemu?

W badaniach pracodawców outsourcing rekrutacji jest oceniany jako rozwiązanie, które poprawia jakość zatrudnień, skraca czas procesów i obniża koszty, jednocześnie podnosząc poziom zadowolenia z rekrutacji. Analizy modeli RPO pokazują, że dzięki zewnętrznym partnerom firmy:​

• obniżają koszty zatrudnienia o 20–30% poprzez usprawnienie procesów i zmniejszenie liczby nietrafionych rekrutacji;​

• korzystają z nowoczesnych narzędzi i know‑how bez konieczności budowania wszystkiego od zera wewnątrz;

• mogą dokładniej planować budżety rekrutacyjne i lepiej zarządzać ryzykiem związanym z brakiem ludzi.

Dla HR oznacza to przejście z roli „dostawcy kandydatów” do roli partnera biznesowego, który świadomie dobiera model rekrutacji stałych: kiedy opłaca się działać samodzielnie, a kiedy oddać procesy partnerowi zewnętrznemu.

Historia sukcesu: kiedy outsourcing rekrutacji stałych „zwraca się” szybciej niż myślisz

Rozważmy firmę X, która traci programistę zarabiającego 80 000 euro rocznie, a czas obsadzenia stanowiska wynosi 65 dni. W tym okresie firma generuje wymierne straty z tytułu braku osoby na kluczowym stanowisku – w analizowanym scenariuszu wyliczono, że koszty wakatu są wyższe niż typowa prowizja agencji (ok. 15% rocznego wynagrodzenia).​

Po przeliczeniu okazało się, że dzięki szybszemu zamknięciu wakatu przy współpracy z agencją firma zaoszczędziłaby co najmniej 9840 euro względem samodzielnej rekrutacji. To liczby, które dla zarządu są znacznie bardziej przekonujące niż ogólne stwierdzenie, że „agencja kosztuje”.​

Jak podejść do decyzji o oddaniu rekrutacji stałych partnerowi zewnętrznemu?

Z perspektywy zarządu i HR dobrym podejściem jest zestawienie dwóch scenariuszy:

• rekrutacje stałe prowadzone wyłącznie wewnętrznie;

• rekrutacje stałe z udziałem partnera zewnętrznego (agencja, RPO).

Warto policzyć:

• średni czas rekrutacji i koszt wakatu na kluczowych stanowiskach;

• liczbę nieudanych rekrutacji i ich koszt (powtórne procesy, rotacja, utracone przychody);

• czas działu HR i menedżerów poświęcony na procesy rekrutacyjne;

• przewidywalność pipeline’u kandydatów w obu modelach.

Dopiero na tym tle widać, czy outsourcing rekrutacji stałych się opłaca – i na jakich warunkach współpraca z partnerem rekrutacyjnym powinna być zaprojektowana.

Oddanie rekrutacji stałych w ręce partnera zewnętrznego nie jest przyznaniem się do porażki HR, ale świadomą decyzją biznesową. Gdy kryteria: wysokie koszty wakatu, trudność stanowisk, brak mocy wewnętrznych i potrzeba przewidywalnego pipeline’u kandydatów są spełnione, współpraca z dobrą agencją staje się jednym z najbardziej racjonalnych ruchów dla firmy.