Jakie nowe obowiązki czekają pracodawców od sierpnia 2025? AI Act i cyfryzacja HR

Sierpień 2025 to moment przełomowy dla polskich firm w obszarze HR. Wchodzą w życie przełomowe przepisy: nowe obowiązki wynikające z europejskiego AI Act, zaawansowana cyfryzacja procesów kadrowych oraz rewolucja w legalizacji pracy cudzoziemców. Poniżej znajdziesz ekspercki, zoptymalizowany pod SEO przewodnik wyjaśniający, na co musisz się przygotować, by działać zgodnie z prawem i uniknąć poważnych sankcji.

AI Act – Nowe przepisy dla pracodawców korzystających z AI

Od 2 sierpnia 2025 r. obowiązują kolejne regulacje rozporządzenia o sztucznej inteligencji (AI Act), dotyczące zarówno twórców, dostawców, jak i użytkowników zaawansowanych narzędzi AI w firmach.

Najważniejsze obowiązki HR i pracodawców:

• Obowiązkowa informacja dla pracowników
  Pracodawca musi jasno komunikować stosowanie systemów AI – szczególnie wysokiego ryzyka – informując zarówno osoby zatrudnione, jak i ich przedstawicieli o sposobie, w jaki narzędzia te są wykorzystywane i na jakich zasadach funkcjonują.

• Stały nadzór i monitoring systemów AI
  Narzędzia sztucznej inteligencji muszą być monitorowane przez ludzi posiadających odpowiednie kompetencje i regularnie szkolonych w tym zakresie. Pracodawca jest zobowiązany wdrożyć procedury reagowania na incydenty bezpieczeństwa w systemach AI.

• Rejestracja i dokumentacja AI
  Każda firma musi prowadzić szczegółową dokumentację techniczną oraz rejestr zdarzeń związanych ze stosowaniem AI, by móc wykazać zgodność działania narzędzia z przepisami oraz identyfikować sytuacje ryzyka.

• Transparentność i sprawiedliwość procesów
  Algorytmy wspierające podejmowanie decyzji w obszarze HR (rekrutacja, ocena, zarządzanie) muszą być przejrzyste, zrozumiałe, wolne od uprzedzeń i dyskryminacji.

• Wdrożenie kodeksu dobrych praktyk
  Zaleca się skodyfikowanie i zaktualizowanie wewnętrznych polityk oraz praktyk dotyczących stosowania AI w organizacji, budując zaufanie i odpowiedzialność.

Wysokie kary za nieprzestrzeganie

Brak zgodności z przepisami AI Act grozi grzywną do 35 mln euro lub 7% globalnych rocznych przychodów firmy. Co ważne, przepisy przewidują elastyczność dla MŚP i startupów, aby nie zagrażać ich stabilności, ale obowiązki podstawowe dotyczą wszystkich podmiotów na rynku.

Cyfryzacja HR – Elektronizacja procesów pracowniczych

Sierpień 2025 r. to również finał cyfryzacji HR i wejście w życie nowych procedur dotyczących zatrudniania i obsługi dokumentacji pracowniczej – zwłaszcza w przypadku cudzoziemców.

Kluczowe zmiany i obowiązki pracodawców:

• Wszystkie formalności związane z zatrudnieniem cudzoziemców wyłącznie online
  Od sierpnia 2025, pracodawca obsługuje cały proces rekrutacyjny i legalizacyjny cudzoziemców (składanie wniosków, podpisywanie umów, przekazywanie kopii dokumentów) za pośrednictwem systemów teleinformatycznych – głównie portalu Praca.gov.pl.

• Obowiązek wysyłania kopii umów przez internet przed rozpoczęciem pracy
  Przed rozpoczęciem współpracy, każda umowa z cudzoziemcem musi być zgłoszona elektronicznie do urzędu, który wydał zezwolenie lub przyjął oświadczenie o powierzeniu pracy. Niewypełnienie tego obowiązku grozi grzywną do 5,000 PLN.

• Pisemne umowy i dwujęzyczne dokumenty
  Nowe przepisy wymagają zawierania umów z cudzoziemcami w formie pisemnej; jeśli umowa jest w języku obcym, należy posiadać jej tłumaczenie przysięgłe na język polski, przechowywane przez cały okres zatrudnienia oraz dwa lata po zakończeniu pracy.

• Nowe limity i większe kontrole
  Nowe kryteria odmowy legalizacji pracy (np. brak odprowadzania składek, praca na minimalnym etacie, zatrudnienie u zleceniodawcy) oraz zaostrzone kary za nieprawidłowości w zatrudnianiu cudzoziemców – od 3,000 PLN do nawet 50,000 PLN za pojedyncze naruszenie. Państwowa Inspekcja Pracy oraz Straż Graniczna mogą przeprowadzać kontrole bez wcześniejszego powiadomienia.

Lista obowiązków cyfrowych:

• Złożenie wniosków i wszystkich dokumentów online.

• Bieżące zgłaszanie zmian dot. zatrudnienia cudzoziemca przez system.

• Regularne monitorowanie stanu prawnego pobytu i pracy.

• Przekazywanie wymaganych dokumentów i informacji w określonych terminach.

• Zapewnienie transparentności wynagrodzeń oraz warunków pracy, zgodnie z aktualnymi wymaganiami prawnymi.

Przykłady nowych wymagań na praktycznych sytuacjach

• Rekrutacja nowego pracownika z Ukrainy – podpisanie umowy, zgłoszenie jej kopi online, uzyskanie tłumaczenia przysięgłego na polski, zgłoszenie wynagrodzenia i warunków pracy do systemu.

• Wdrożenie AI w rekrutacji – ocena narzędzia pod kątem zgodności z AI Act, wdrożenie komunikacji dla kandydatów i pracowników, szkolenie zespołu HR, prowadzenie rejestru incydentów oraz stały monitoring wpływu AI na procesy kadrowe.

Podsumowanie: O czym musi pamiętać każdy pracodawca?

• Regularnie monitoruj zmiany prawne i aktualizuj swoje procedury.

• Przeszkol zespół HR z obowiązków dot. AI i cyfryzacji.

• Dbaj o transparentność i rzetelną komunikację – zarówno wobec pracowników, jak i kandydatów do pracy.

• Aktualizuj dokumentację techniczną i politykę bezpieczeństwa danych.

• Współpracuj z wyspecjalizowanymi prawnikami lub doradcami, aby uniknąć kosztownych błędów.

FAQ – najczęściej zadawane pytania

Jakie kary grożą za niedopełnienie nowych obowiązków związanych z AI?

Maksymalna kara to 35 mln euro lub 7% światowych przychodów firmy – najwięcej spośród wszystkich rozporządzeń unijnych dla biznesu.

Czy cyfryzacja dotyczy wszystkich pracowników?

Nowe przepisy obejmują głównie zatrudnianie cudzoziemców, ale przenoszenie HR „do chmury” oraz digitalizacja dokumentacji stają się standardem dla wszystkich firm – to nie tylko wymóg prawny, ale i SEO- oraz wizerunkowa przewaga.

Jak przygotować się do wdrożenia nowych przepisów?

Zapewnij aktualne wzory dokumentów, wdroż systemy elektroniczne zgodne z wymogami, zweryfikuj kompetencje zespołu, zbuduj otwartą politykę komunikacji z kandydatami/pracownikami.

Pamiętaj: od sierpnia 2025 nieznajomość prawa oznacza poważne ryzyko – działaj prewencyjnie, korzystaj z narzędzi cyfrowych i dbaj o zgodność rozwiązań AI oraz procesów HR z nowymi przepisami!