Jak ocenić skuteczność partnera w rekrutacjach stałych? Checklista dla zarządu i HR

Współpraca z partnerem w rekrutacjach stałych ma sens tylko wtedy, gdy realnie odciąża organizację i dowozi lepsze wyniki niż działania własnymi siłami. Żeby to sprawdzić, zarząd i HR potrzebują konkretnych wskaźników, a nie tylko „wrażenia, że idzie dobrze”. Poniżej znajdziesz praktyczną checklistę, która pomoże obiektywnie ocenić skuteczność partnera rekrutacyjnego.

Dlaczego warto mierzyć skuteczność partnera rekrutacyjnego?

Rekrutacje stałe wiążą się z wysoką stawką: to obsadzanie kluczowych ról na miesiące lub lata. Każda pomyłka oznacza koszty wdrożenia, spadek morale zespołu i konieczność powtarzania procesu. Dlatego współpraca z partnerem powinna być oceniana nie tylko po liczbie przesłanych CV, ale przede wszystkim po efektach biznesowych.

Regularna ocena partnera pozwala:

• porównać go z innymi dostawcami lub rekrutacją wewnętrzną,

• wzmocnić to, co działa, i jasno zakomunikować obszary do poprawy,

• podjąć decyzję, czy współpracę skalować, zmodyfikować, czy zakończyć.

Czas zatrudnienia (time to hire)

To jeden z podstawowych, ale nadal kluczowych wskaźników.

Zapytaj:

• Jaki jest średni czas od uruchomienia projektu do podpisania umowy z kandydatem?

• Czy partner dotrzymuje wspólnie ustalonych terminów (np. pierwsze rekomendacje w 10–14 dni)?

• Jak ten czas wypada na tle Waszych wcześniejszych, samodzielnych procesów?

Dobrze działający partner skraca czas zatrudnienia, szczególnie na trudnych stanowiskach, jednocześnie nie obniżając jakości kandydatów.

Retencja zatrudnionych kandydatów

Skuteczność rekrutacji stałej widać nie tylko w momencie podpisania umowy, ale przede wszystkim po kilku miesiącach.

Sprawdź:

• Jaki odsetek kandydatów zrekrutowanych przez partnera pozostaje w firmie po 3, 6, 12 miesiącach?

• Czy odejścia w okresie próbnym to wyjątek, czy częsty scenariusz?

• Jak te wyniki porównują się z pracownikami pozyskanymi kanałami wewnętrznymi?

Wysoka retencja to dowód, że partner nie tylko „dostarcza CV”, ale rzeczywiście dba o dopasowanie do roli i kultury organizacyjnej.

Satysfakcja hiring managerów

HR widzi proces z jednej strony, ale to hiring managerowie na co dzień pracują z osobami, które zostały zatrudnione.

Warto cyklicznie pytać menedżerów:

• Jak oceniają dopasowanie kandydatów (kompetencje, postawa, styl pracy)?

• Czy komunikacja z partnerem była sprawna, a rekomendacje trafne?

• Czy chcieliby ponownie współpracować z tym partnerem przy kolejnych rekrutacjach?

Można tu stosować prostą skalę (np. 1–5) i krótką ankietę po zamknięciu każdego projektu.

Jakość kandydatów i trafność rekomendacji

Nie liczy się ilość CV, lecz jakość shortlisty.

Zwróć uwagę:

• Jaki procent rekomendowanych kandydatów przechodzi do kolejnych etapów (np. 2. rozmowa, oferta)?

• Na ile profile kandydatów pokrywają się z ustalonym wcześniej profilem stanowiska?

• Czy partner dostarcza różnorodne profile – także kandydatów pasywnych, a nie tylko osoby aktywnie aplikujące na ogłoszenia?

Skuteczny partner powinien być filtrem, nie „przekierowywaczem” wszystkich zgłoszeń.

Przebieg procesu i doświadczenie kandydata

To, jak kandydaci przeżyją proces rekrutacji, wpływa bezpośrednio na wizerunek Twojej firmy jako pracodawcy.

Warto sprawdzić:

• Czy kandydaci otrzymują informację zwrotną w rozsądnym czasie?

• Jak oceniają komunikację (jasność, uprzejmość, przygotowanie rekrutera)?

• Czy partner dba o spójność przekazu – to, jak przedstawiana jest Twoja firma i rola?

Możesz dodać krótką anonimową ankietę do kandydatów, by zebrać ten feedback.

Transparentność i doradztwo

Dobry partner rekrutacyjny nie tylko realizuje zlecenia, ale też doradza.

Zadaj sobie pytanie:

• Czy partner jasno raportuje postępy: ilu kandydatów, z jakich źródeł, jakie wnioski z rynku?

• Czy sugeruje modyfikacje profilu, wynagrodzenia lub procesu, gdy widzi, że warunki są trudne?

• Czy uczciwie komunikuje ryzyka zamiast obiecywać „wszystko się da”?

Transparentność i partnerskie podejście są równie ważne jak liczby.

Checklista dla zarządu i HR

Przy każdym zakończonym projekcie możesz przejść przez prostą listę pytań:

1. Czy czas zatrudnienia był krótszy lub co najmniej porównywalny z naszym standardem?

2. Jaka jest retencja kandydatów zarekomendowanych przez partnera (min. 3–6 miesięcy)?

3. Jak hiring manager ocenia współpracę i jakość kandydatów (w skali 1–5)?

4. Jaki procent przedstawionych kandydatów realnie pasował do ustalonego profilu?

5. Czy partner zapewnił przejrzyste raportowanie i doradztwo?

6. Jak kandydaci ocenili proces (opcjonalnie – na podstawie krótkiej ankiety)?

7. Czy chcemy kontynuować, rozszerzyć czy przeprojektować współpracę?

Odpowiedzi na te pytania zebrane w jednym miejscu pozwalają spojrzeć na partnera nie przez pryzmat „sympatii”, ale konkretnych rezultatów.

Gdzie w tym wszystkim miejsce OptimumGo?

Partner rekrutacyjny powinien być rozliczany z efektów – i dokładnie tak rozumiana jest współpraca w modelu rekrutacji stałych w OptimumGo.

W praktyce oznacza to:

• jasno ustalone KPI (czas zatrudnienia, retencja, satysfakcja hiring managerów),

• model rozliczenia oparty na sukcesie (Success Fee),

• pełną komunikację z HR i biznesem,

• dbałość o doświadczenie kandydata i wizerunek Twojej firmy.

Jeśli chcesz ocenić, jak efektywnie może wyglądać współpraca przy rekrutacjach stałych w Twojej organizacji – warto porównać obecne wyniki z checklistą i porozmawiać z OptimumGo o dopasowanym modelu współpracy.