Jak uniknąć „przeciągających się” rekrutacji stałych? 5 najczęstszych blokad

Są procesy, które od początku idą sprawnie: jasny brief, szybkie decyzje, dobra komunikacja i kandydat podpisujący umowę w kilka tygodni. Są też takie, które „ciągną się” miesiącami, angażują pół organizacji, a na końcu… i tak trzeba zaczynać od nowa.

Przeciągające się rekrutacje stałe kosztują firmę dużo więcej niż tylko czas HR. To realne straty biznesowe: niewykorzystane szanse sprzedażowe, przeciążone zespoły, ryzyko wypalenia i wizerunek pracodawcy, który „nie może się zdecydować”. Dobra wiadomość jest taka, że większość blokad da się przewidzieć – i zaplanować proces tak, by zminimalizować ryzyko rozwlekania rekrutacji.

Poniżej 5 najczęstszych blokad, które opóźniają rekrutacje stałe – i praktyczne sposoby, jak im zapobiegać.

1. Brak decyzyjności po stronie firmy

Jedna z głównych przyczyn przeciągających się procesów to brak jasności: kto tak naprawdę podejmuje decyzję o zatrudnieniu i na jakich zasadach. Zdarza się, że ogłoszenie jest już na rynku, kandydaci czekają na feedback, a wewnątrz organizacji trwa dyskusja, „czy na pewno to dobry moment na rekrutację” albo „czy nie zmienić zakresu roli”.

Im więcej osób „musi się wypowiedzieć”, a im mniej z nich ma realny mandat do podjęcia decyzji, tym większe ryzyko, że proces będzie się ślimaczył. Kandydaci to widzą – i często rezygnują, wybierając pracodawcę, który potrafi sprawnie domykać tematy.

Jak temu zapobiegać?

• Ustal przed startem procesu, kto jest właścicielem rekrutacji (po stronie biznesu) i kto ma ostateczne „tak/nie”.

• Dogadaj z zarządem i HR, jakie są granice decyzyjne: poziom wynagrodzenia, zakres obowiązków, możliwe kompromisy.

• Zadbaj o to, by kluczowe osoby były dostępne w kluczowych momentach – jeśli manager jest nieosiągalny przez trzy tygodnie, proces z definicji będzie się wydłużał.

2. Źle zdefiniowany profil kandydata

Druga blokada pojawia się jeszcze przed opublikowaniem pierwszego ogłoszenia. Jeżeli profil kandydata jest zbyt ogólny („ma być senior, ale robić też rzeczy od juniora”) albo nierealny („5 rynków, 3 języki, pełna odpowiedzialność, ale stawka jak za stanowisko niżej”) – rekrutacja będzie trwała długo, nawet przy dobrym sourcingu.

Nieprecyzyjny profil powoduje, że każdy kandydat jest „trochę pasujący i trochę nie”. W efekcie zespół długo się waha, prosi o kolejnych kandydatów, a proces kręci się w kółko. Im dłużej to trwa, tym większa pokusa, by „dopisać” do roli coś jeszcze – i tak spirala się nakręca.

Jak temu zapobiegać?

• Zrób porządny brief na start: zakres zadań, cele na pierwsze 6–12 miesięcy, kluczowe kompetencje i obszary, gdzie można pójść na kompromis.

• Oddziel wymagania „must have” od „nice to have” – i bądź w tym naprawdę szczery.

• Sprawdź, czy profil jest spójny z realiami rynku: jeśli oczekiwania są dużo wyższe niż stawki i oferta, proces naturalnie będzie się wydłużał.

3. Wolny feedback dla kandydatów

Kolejna blokada to wolny, nieregularny feedback. Kandydat odbywa rozmowę, mija tydzień, drugi… i nic się nie dzieje. Rekruter wysyła przypomnienia, manager ma „inne priorytety”, a w tym czasie kandydat dostaje ofertę od innej firmy, która potrafiła zareagować szybciej.

Wolny feedback nie tylko wydłuża proces – on realnie obniża szanse na domknięcie rekrutacji z najlepszymi kandydatami. Osoby, które są najmocniejsze na rynku, najczęściej mają kilka równoległych procesów. Tam, gdzie decyzje zapadają sprawniej, mają większą motywację, by pójść dalej.

Jak temu zapobiegać?

• Jeszcze przed startem procesu ustal SLA na feedback: np. 48 godzin po rozmowie.

• Uprość sposób zbierania opinii – proste formularze, krótkie notatki, jasne kryteria oceny zamiast długich mailowych dyskusji.

• Umawiaj od razu kolejne kroki (np. termin drugiej rozmowy) zamiast czekać, aż „wszyscy się wypowiedzą” – przyspiesza to proces bez utraty jakości.

4. Zbyt długie, wieloetapowe procesy

Wielostopniowe rekrutacje bywają uzasadnione przy bardzo strategicznych rolach, ale w wielu przypadkach ilość etapów nie wynika z potrzeby biznesowej, tylko z przyzwyczajenia albo chęci „dmuchania na zimne”. Trzy rozmowy, case, assessment, spotkanie z zarządem… i nagle proces trwa 2–3 miesiące, choć realnie mógłby się zamknąć w jednej trzeciej tego czasu.

Każdy dodatkowy etap to kolejne ryzyko: niedostępność uczestników, przełożenia, zmiana priorytetów, zniechęcenie kandydata. Zbyt skomplikowany proces daje poczucie chaosu i często jest sygnałem, że organizacji trudno podejmować decyzje – co dla wielu osób jest czerwonym światłem już na starcie.

Jak temu zapobiegać?

• Zastanów się, ile etapów naprawdę potrzebujesz, by podjąć dobrą decyzję – a ile wynika z „tak się u nas zawsze robiło”.

• Łącz spotkania tam, gdzie to możliwe (np. wspólna rozmowa z HR i managerem zamiast dwóch osobnych).

• Ustal prostą, przejrzystą ścieżkę procesu i komunikuj ją kandydatom na początku – łatwiej wtedy utrzymać tempo i zaangażowanie po obu stronach.

5. Słaba komunikacja z kandydatem

Ostatnia blokada to komunikacja, która „rozjeżdża się” w trakcie procesu: długie przerwy bez informacji, niespójne komunikaty od różnych osób, obietnice, których nie da się później dowieźć. Kandydat ma wrażenie, że musi się dopominać o każdy krok, a to szybko obniża jego zaufanie do firmy.

Słaba komunikacja nie tylko wydłuża rekrutację, ale też psuje candidate experience i wpływa na opinię o marce pracodawcy. Nawet jeśli finalnie dojdzie do zatrudnienia, start współpracy odbywa się z bagażem wątpliwości.

Jak temu zapobiegać?

• Na początku procesu jasno powiedz, jak będzie wyglądała komunikacja: kto jest osobą kontaktową, w jakiej formie i jak często przekazujesz informacje.

• Informuj kandydata także wtedy, gdy „nic się nie dzieje” – krótkie „jesteśmy w trakcie decyzji, wrócimy do Ciebie do…” jest lepsze niż cisza.

• Dbaj o spójność przekazu między HR a managerem – jeśli kandydat słyszy dwie różne wersje, naturalnie zaczyna się zastanawiać, która jest prawdziwa.

Jak skrócić rekrutacje stałe – od czego zacząć?

Jeśli masz poczucie, że rekrutacje stałe w Twojej organizacji trwają za długo, nie zaczynaj od „intensywniejszego szukania kandydatów”. W pierwszej kolejności przyjrzyj się procesowi wewnątrz firmy: decyzyjności, profilom, feedbackowi, liczbie etapów i komunikacji. To tam najczęściej leżą blokady, które robią z rekrutacji maraton zamiast dobrze zaplanowanego biegu.

Dopiero gdy te elementy są uporządkowane, naprawdę widać jakość pracy rekruterów – zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych partnerów. A dobrze zaprojektowany proces rekrutacji stałej to nie tylko krótszy czas zatrudnienia, ale przede wszystkim większa szansa, że kandydat, na którego się zdecydujesz, zostanie z firmą na długo.