Zatrudnianie cudzoziemców jesienią – nowe formalności i porady

Jesień 2025 to czas kluczowych zmian dla firm zatrudniających obcokrajowców. Od czerwca obowiązują nowe regulacje prawne, a praktyka ich stosowania w sezonie wiąże się z dodatkowymi formalnościami, wyższymi sankcjami oraz pełną cyfryzacją procesów. Poniżej przegląd najistotniejszych zmian oraz praktyczne wskazówki dla przedsiębiorców.

Kluczowe zmiany w przepisach na jesień

1. Pełna elektronizacja procesu
   Wszystkie oświadczenia, wnioski o zezwolenie na pracę sezonową oraz dokumenty dotyczące zatrudniania cudzoziemców muszą być od czerwca 2025 składane wyłącznie elektronicznie przez portal praca.gov.pl. Dokumenty papierowe są automatycznie pozostawiane bez rozpoznania.

2. Odchodzenie od testu rynku pracy
   Firmy nie muszą już wykazywać, że nie udało się znaleźć pracownika z Polski lub UE na danym stanowisku. Ten wymóg znika, szczególnie w branżach o systemowym deficycie kadrowym – procedury są więc szybsze, ale za to sankcje za niewłaściwe zatrudnienie ostro wyższe.

3. Nowe i wyższe opłaty za zezwolenia (od 2026 roku)
   Opłata za wniosek o zezwolenie na pracę może wzrosnąć do równowartości minimalnego wynagrodzenia, a dla pracowników sezonowych do 10% tej kwoty. Szczegóły określi ministerstwo, ale to radykalna zmiana dla firm zatrudniających większe grupy cudzoziemców.

4. Podwyższone kary i szersze kontrole
   Kara za niezgodności oraz nielegalne powierzenie pracy wynosi od 3000 do nawet 50 000 zł za każdego cudzoziemca. Kontrole Państwowej Inspekcji Pracy i Straży Granicznej mogą być przeprowadzane bez zapowiedzi, a sankcje dotyczą także agencji zatrudnienia niezgodnych z przepisami (kaskadowa odpowiedzialność).

5. Przekazywanie umowy do urzędu i informowanie o zmianach
   Przed rozpoczęciem pracy firma musi przesłać kopię umowy zatrudnionego obcokrajowca do urzędu, który wydał zezwolenie lub przyjął oświadczenie – elektronicznie przez praca.gov.pl. Również wszelkie zmiany (np. zakończenie pracy, zmiana stanowiska) zgłasza się w systemie.

6. Warunki wynagrodzenia – jeszcze większa kontrola
   Cudzoziemiec musi otrzymać wynagrodzenie nie niższe niż lokalni pracownicy na podobnym stanowisku. Władze mają prawo weryfikować medianę płac na podstawie ZUS i GUS oraz odmówić legalizacji zatrudnienia, jeśli pensja będzie zaniżona.

Praktyczne porady dla pracodawców jesienią:

• Przygotuj się na elektroniczne formalności – zadbaj o aktualne Profile Zaufane, podpisy elektroniczne oraz szkolenie HR z obsługi portalu praca.gov.pl.

• Planuj zatrudnienie z wyprzedzeniem: jesienią urzędy mogą działać wolniej ze względu na wzmożoną ilość zgłoszeń.

• Archiwizuj wszystkie umowy i dokumenty w formie cyfrowej – to konieczne podczas ewentualnej kontroli.

• Ustal politykę wynagrodzeń zgodną z medianami branżowymi – unikniesz odmowy zezwoleń oraz sankcji.

• Zawsze przekazuj pracownikowi umowę w języku dla niego zrozumiałym – za naruszenie grozi kara i wpis na „czarną listę”.

• Śledź komunikaty ministerstw oraz lokalnych urzędów pracy – jesienne zmiany mogą skutkować dodatkowymi wytycznymi, szczególnie dla branż sezonowych.